7 Cara Mengirim Lamaran Kerja Lewat Email Agar Dilirik HRD

Fase melamar kerja menjadi salah satu langkah terberat yang dilalui oleh banyak orang. Dimulai dari mencari kerja yang sesuai dengan kemampuan, mengirim lamaran kerja, hingga proses wawancara semuanya memakan waktu, tenaga dan juga pikiran.

Salah satu proses terberat dalam melamar kerja adalah mengirim lamaran kerja ke pihak HRD perusahaan. Pengalaman pertama dalam melamar kerja membuat banyak orang terkadang membuat kesalahan kecil yang berdampak besar bagi perjalanan karir ke depannya.

Salah satu kesalahan yang sering dilakukan namun tidak disadari adalah mengirim surat lamaran kerja dengan format yang salah ke HRD. Hal ini akan membuat pelamar kehilangan kesempatan untuk lolos ke tahap wawanacara.

Tidak hanya itu, kurangnya berkas juga akan membuat HRD akan secara langsung menolak lamaran kerja yang dikirim meskipun kompetensi yang dimiliki pelamar sudah sangat sesuai dengan pekerjaan yang dilamar.

Karenanya agar kesalahan ini tidak berulang kembali maka perbaiki sejak dini dengan melakukan 5 langkah mudah mengirim lamaran kerja yang dilirik HRD

Hal-hal yang Harus Diperhatikan Dalam Mengirim Lamaran Kerja

Disaat mengirim lamaran kerja melalui HRD ada beberapa bagian penting yang harus diketahui dan juga dipraktekan oleh pelamar kerja. Hal ini dilakukan agar email yang dikirim  menarik perhatian HRD dibandingkan banyak pelamar lainnya.

Selain itu dengan format yang tepat maka pelamar dapat mengalahkan banyak saingan yang melamar di posisi yang sama. Berikut beberapa langkah yang harus diperhatikan dalam mengirim lamaran kerja agar emial yang dikirim mendapat perhatian oleh HRD.

Alamat Email yang Sesuai dan Benar

Surat elektronik atau biasa disebut email saat ini menjadi salah satu bagian terpenting dari perkembangan teknologi. Dengan memiliki alamat email maka semua orang sudah bisa mengakses berbagai fasilitas di internet.

Selain digunakan untuk mendaftar ke berbagai aplikasi dan juga identifikasi handphone yang baru saja dibeli. Email memiliki kegunaan yang lebih pada berbagai bidang pekerjaan yaitu mengirim surat lamaran kerja.

Saat ini sebagian besar perusahaan sudah mewajibkan pelamar kerja untuk mengirimkan surat lamaran melalui email. Hal ini dilakukan karena lebih mudah dan cepat dalam menerima surat lamaran kerja, tidak memakan tempat untuk berkas, dan juga bisa dipilih dengan kriteria yang diinginkan.

Seorang HRD juga biasanya melampirkan alamat email yang digunakan untuk mengirim surat lamaran kerja di flyer lowongan kerja ataupun job portal seperti Jobstreet atau Linkedin yang dipilih untuk membuka lowongan kerja.

Seorang pelamar kerja juga harus memastikan apakah alamat email yang dituju sudah valid atau belum dan sesuai dengan alamat email yang diminta. Biasanya Googlemail akan memberitahukan apakah alamat email yang dikirimkan tidak valid.

Karenanya penting bagi pelamar untuk mengecek dahulu alamat email yang digunakan untuk melamar kerja agar kesempatan bagus yang diinginkan tidak terlewat begitu saja.

Pastikan Berkas Lamaran Sudah Dipenuhi

Dalam proses melamar kerja biasanya seorang pelamar diminta untuk mengirimkan berbagai berkas pendukung yang akan diverifikasi oleh pihak HRD.

Beberapa berkas yang biasanya diminta adalah portofolio, surat lamaran kerja, daftar riwayat hidup, pas foto, transkrip nilai pendidikan terakhir, dan juga berbagai berkas pendukung lainnya.

Akan tetapi biasanya perusahaan tertentu memberikan daftar berkas apa saja yang harus dikirim oleh pelamar sebagai proses penilaian kemampuan pelamar.

Beberapa berkas ini biasanya digunakan untuk menilai kemampuan pelamar, apakah sudah sesuai dengan job description yang diminta atau masih ada kemampuan yang belum dikuasi oleh calon pelamar kerja.

Pelamar juga bisa memasukkan sertifikat kemampuan yang dimiliki dari lembaga berlisensi atau telah memiliki nama. Pemberian sertifikat ini diberikan sebagai bukti bahwa pelamar memang memiliki kemampuan yang diminta dan dapat menunjang pekerjaan.

Salah satu tips yang bisa digunakan bagi pelamar dalam mengirimkan lamaran kerja adalah menjadikan satu file tersebut ke dalam satu berkas kemudian merubahnya ke format PDF. Hal ini dilakukan agar berkas pendukung yang diminta tidak tercecer saat diunduh oleh HRD.

Langkah ini juga akan membuat file terlihat lebih rapih dan memudahkan kerja HRD dalam mengecek verfikasi data. Hal ini dikarenakan seorang HRD harus mengecek banyak berkas yang masuk dari berbagai lamaran kerja yang ditawarkan.

Cara mudah untuk menggabungkan file tersebut adalah dengan mengubah semua file yang diminta ke dalam bentuk PDF kemudian masuk ke halaman website ilovepdf. Di halaman ini pelamar bisa memilih fitur merger PDF dimana file akan dijadikan digabungkan menjadi satu ke format PDF.

Setelah itu pelamar bisa memilih berkas mana yang ditaruh terlebih dahulu dengan urut. Jika sudah selesai pelamar bisa memilih fitur Merge PDF kemudian file akan diunduh dan masuk ke dalam file komputer.

Pastikan urutan file sesuai dengan yang diminta oleh HRD untuk memberikan nilai tambah pelamar, Jangan lupa juga untuk mengganti nama file menjadi nama pelamar agar file terlihat profesional sehingga disukai oleh HRD.

Nama file yang aneh dan asal akan mengurangi nilai pelamar dan juga membuat pihak HRD bingung mengenai berkas yang dilampirkan di dalam email. Karenanya pastikan ganti nama file yang telah diunduh sesuai dengan nama berkas dan nama pelamar.

Beberapa perusahaan juga biasanya memiliki file tes kemampuan pelamar yang harus dikirim kembali bersama berkas pendukung. Pastikan tes tersebut sudah diisi dengan benar dan format yang sesuai sehingga menambah nilai di hadapan HRD.

Apabila ada tes yang mengharuskan untuk mengisi jawaban menggunakan pulpen atau pensil maka pelamar dapat mencetak terlebih dahulu file tersebut baru diisi kemudian scan jawaban dan kumpulkan satu dengan berkas yang harus dikirimkan kepada HRD.

Perhatikan juga berkas lamaran kerja tidak lebih dari 1Mb agar lebih cepat diunduh dan tidak memakan waktu banyak waktu HRD. Apabila file yang dimiliki masih lebih dari ketentuan yang diminta maka pelamar bisa mengecilkannya melalui website smallpdf.

Jangan lupa cek seluruh berkas yang diminta sudah sesuai dengan urut baru kemudian dikirim ke email yang diminta oleh HRD.

Gunakan Bahasa Formal

Kesalahan kedua yang secara tidak sadar dilakukan oleh pelamar saat mengirim lamaran kerja adalah menggunakan pemilihan kata yang terlewat santai sehingga terkesan tidak menghargai HRD.

Dalam proses mengirimkan lamaran kerja pastikan menggunakan bahasa baku dan formal. Gunanya untuk menghormati HRD dan juga menunjukkan keseriusan pelamar dalam melamar pekerjaan.

Perhatikan juga penulisan kata di body email agar tidak terjadi kesalahan penulisan berupa kata yang terbalik atau penulisan gelar dan juga alamat pekerjaan yang dituju. Apabila kesalahan ini tidak diperhatikan dan sudah terlanjur terkirim maka akan menjadi nilai minus di mata HRD.

Pastikan juga untuk mengecek kembali penyusunan kata yang dipilih agar tidak terkesan terbelit-belit dan langsung ke intinya. Hal ini juga berlaku ketika pelamar menulis surat lamaran kerja dalam bahasa asing.

Apabila pelamar merasa tidak yakin akan pemilihan kata dan kalimat bahasa asing yang dipilih maka bisa menggunakan website Grammarly untuk mengecek kesalahan dalam penggunaan bahasa Inggris dan juga pilihan kata yang dianjurkan sehingga email akan terlihat profesional di mata HRD.

Tanda baca serta penggunaan huruf kapital juga harus diteliti kembali sebelum mengirim lamaran kerja. Kesalahan kecil yang tidak disadari ini akan mengurangi nilai dari HRD yang melihat calon pelamar tidak teliti.

Tuliskan Tujuan Mengirim Email

Kesalahan ketiga yang biasanya dilakukan oleh pelamar kerja adalah tidak menuliskan tujuan mengirim email dan langsung menggunakan berkas yang diminta. Hal ini akan membuat HRD bingung dan akan mengira sebagai email nyasar sehingga akan langsung dihapus.

Jika hal ini terjadi maka akan membuat pelamar kehilangan kesempatan untuk naik ke proses wawancara. Dalam mengirim surat lamaran kerja, pelamar harus mengisi beberapa kolom yang ada di email.

Pertama adalah subject email yang harus diisi dengan lowongan kerja yang akan dilamar. Subject wajib diisi karena isi dari kepala email akan terlihat saat membuka website Googlemail.

Biasanya perusahaan juga akan memberikan subject email yang diminta agar tidak tertukar dengan lowongan pekerjaan lain. Sehingga pelamar bisa mengikuti contoh yang diberikan tanpa pelu menulis isi subject yang lain.

Namun apabila perusahaan tidak mencantumkan aturan apapun. Pelamar bisa mengisi dengan lowongan kerja kemudian nama dan juga nama pekerjaan yang dituju.

Selain subject email, pelamar juga harus memperhatikan body email yang harus diisi dengan tujuan mengirim email tersebut ke HRD.

Pelamar juga sebaiknya memeriksa apakah penulisan subject sudah benar dan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang dituju dan tidak terjadi kesalahan penulisan.

Kolom berikutnya yang harus diisi adalah bagian body email. Dalam mengisi bagian ini, pelamar harus menuliskan salam pembuka berupa Selamat Pagi dan nama HRD perusahaan atau pihak yang dituju.

Pelamar juga bisa menggunakan nama HRD apabila sudah dicantumkan di flyer lowongan kerja yang diterima. Di body email ini, pelamar juga harus menuliskan perkenalan diri berupa nama pelamar dan tujuan mengirim email tersebut.

Tuliskan juga pekerjaan yang pernah dilakukan yang sesuai dengan lowongan pekerjaan yang diminta atau kemampuan yang dimiliki sehingga pelamar menginiginkan lowongan pekerjaan yang ditawarkan. 

Pelamar juga bisa menuliskan prestasi kerja yang baru-baru ini dapatkan dan juga durasi pekerjaan di tempat yang lama agar menaikkan nilai tambah pelamar dan juga meyakinkan HRD bahwa pelamar memiliki kualifikasi yang sesuai dengan pekerjaan yang diminta.

Bagi pelamar kerja yang belum memiliki pengalaman apapun di bidang pekerjaan yang dituju bisa menuliskan kemampuan sesuai dengan pekerjaan yang diminta. Sebutkan saja darimana anda mendapatkan kemampuan tersebut berupa sertifikat ataupun piagam penghargaan.

Ucapkan juga terima kasih di akhir surat untuk mengapresiasi waktu HRD dalam membuka dan menerima email lamaran kerja yang sudah dikirim,  Tuliskan juga nomor telepon yang bisa dihubungi sehingga HRD bisa melakukan follow up apabila lamaran yang diikirm sesuai dengan persyaratan.

Penulisan  di body email juga harus ditulis secara singkat dan padat serta menggunakan bahasa yang resmi dan formal. Jangan lupa untuk mengecek kembali subject dan body email sebelum benar-benar dikirim ke HRD.

Gunakan Alamat Email Khusus

Proses pengiriman lamaran kerja oleh pelamar dengan format yang salah akhirnya menghentikan langkah untuk mendapatkan pekerjaan impian. Salah satu kesalahan yang tidak sadar dilakukan oleh pelamar adalah menggunakan nama alamat email yang sembarang.

Dalam pembuatan alamat email tidak jarang seseorang membuat nama yang unik atau cenderung estetik sebagai kepuasan tersendiri.

Akan tetapi alamat email tersebut sebaiknya tidak digunakan untuk mengirim lamaran kerja melainkan hanya untuk kepentingan dalam pembuatan akun social media atau kepentingan pribadi .

Salah satu nama alamat email yang sebaiknya tidak digunakan bisa berupa nama acak ataupun yang disertai angka yang berurutan. Hal ini akan menurunkan tingkat profesionalitas pelamar di mata HRD dalam mengirim lamaran kerja.

Menggunakan alamat email dengan angka acak akan membuat pelamar dikira sebagai pesan spam sehingga akan dihapus oleh HRD tanpa melihat isi pesan yang dikirimkan pelamar.

Pelamar bisa menggunakan nama email yang sesuai dengan nama asli dan juga menggunakan foto formal agar telihat oleh HRD. Karenanya buatlah akun email khusus untuk melamar kerja, Hal ini juga dapat membantu agar email pemberitahuan pekerjaan tidak tertimbun dengan yang lainnya.

Banyak pelamar yang melewarkan kesempatan mendapatkan pekerjaan karena tidak membuka email yang masuk atau tertimbun dengan email yang lain.

Memiliki email khusus juga bisa dimanfaatkan untuk mendaftar ke berbagai job portal guna meningkatkan peluang untuk mendapatkan pekerjaan yang lebih besar. Dengan menggunakan nama sendiri sebagai alamat email bisa berguna sebagai identitas diri sehingga mudah dikenali oleh HRD

Perhatikan Waktu Pengiriman Email

Waktu pengiriman lamaran kerja juga menjadi hal penting untuk menentukan kesuksesan dalam mendapatkan pekerjaan yang diinginkan. Pelamar yang mengirim di malam hari bisa saja mendapatkan peluang lebih sedikit dibandingkan mengirim pada jam kerja.

Hal ini terjadi karena email tersebut tenggelam dengan pelamar lain yang mengirim di waktu kerja. Disarankan juga untuk tidak mengirim email di waktu libur karena akan menurunkan peluang email dibaca oleh pelamar.

Beberapa waktu yang tepat untuk mengirim email adalah di pagi hari pada  hari kerja. Hal ini dikarenakan HRD akan memeriksa semua email yang masuk sebelum dilanjutkan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya.

Salah satu tips yang bisa digunakan pelamar agar bisa mengirim email tepat waktu adalah dengan menggunakan fasilitas schedule send dari Googlemail. Dengan fitur ini pelamar bisa membuat surat lamaran di malam hari kemudian di kirim secara otomatis di pagi hari.

Fitur ini juga menyediakan berbagai pilihan jam kirim yang bisa dipilih oleh pelamar. Pilihlah pada jam pagi untuk meningkatkan peluang email lamaran kerja di baca oleh HRD

Jangan Lupa Baca Kembali

Sebelum mengirim email lamaran kerja jangan lupa untuk memeriksa kembali isi dari body email, pekerjaan yang dituju pada subject email, berkas yang harus dilampirkan, dan juga email lamaran kerja yang dituju yang.

Pelamar bisa mengirimkan email tersebut setelah yakin pada isi dan berkas lamaran kerja yang diminta.

Setelah email selesai dikirim, pelamar tinggal menunggu balasan dari HRD dengan membuka email minimal sehari sekali atau menyalakan notifikasi email sehingga dapat mendapatkan pemberitahuan langsung ketika ada email masuk.

Beberapa perusahaan biasanya memberikan pemberitahuan bahwa email yang dikirim sudah masuk atau sudah dibaca oleh bagian HRD. Jika sudah begini, maka pelamar tinggal menunggu ke tahap selanjutnya yaitu wawancara kerja.

Namun apabila pihak HRD tidak mengirimkan balasan dalam waktu 2 minggu maka pelamar bisa move on dengan melamar kembali berbagai pekerjaan yang tersedia.

Hal ini dikarenakan kualifikasi kemampuan pelamar yang tidak sesuai dengan lowongan yang ditawarkan atau HRD sudah menemukan kandidat yang tepat untuk mengisi posisi tersebut.

Pelamar tidak perlu berkecil hari ataupun minder dengan keadaan tersebut. Terus mencoba kembali berbagai lamaran yang dibuka akan membuat pelamar merasa lebih baik.

Karenanya pastikan pekerjaan yang akan dilamar sesuai dengan kemampuan yang dimiliki serta pengalaman kerja yang diminta.

Tips Sukses Lamaran Kerja Dilirik HRD

Isi email dan berkas yang sesuai dengan kriteria tentunya harus didukung dengan beberapa tips sukses agar lamaran kerja dilirik oleh HRD sehingga bisa berlanjut ke tahap selanjutnya.

Pastikan Tidak Ada Kesalahan Penulisan

HRD memperhatikan tata cara penulisan serta berkas yang dikirimkan sehingga jangan sampai seorang pelamar melakukan kesalahan dalam penulisan dan pemilihan kata atau mengirim berkas yang tidak sesuai dengan permintaan.

Pelamar juga bisa meminta orang lain yang telah berpengalaman untuk mengecek kembali isi dari lamaran kerja yang akan dikirim untuk lebih meyakinkan diri dalam mengirim lamaran kerja.

Perhatikan Kualifikasi yang Diminta

Dalam proses lamaran yang begitu panjang, pelamar juga bisa melihat kualifikasi apa saja yang dibutuhkan pekerjaan tersebut. Kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi yang diminta akan menjadikan HRD tertarik pada lamaran kerja yang diminta.

Apabila merasa kompetensi yang dimiliki masiih dirasa kurang untuk posisi yang diinginkan maka pelamar bisa mempelajarinya sambil mengisi waktu mencari kerja. 

Dengan mempelajari berbagai kompetensi yang dibutuhkan saat proses mencari kerja maka akan membantu pelamar berkembang dan tidak hanya berhenti pada satu kompetensi saja.  HRD juga akan menilai pelamar memiliki kemauan lebih untuk terus berkembang.

Saat ini sudah banyak universitas ataupun lembaga pendidikan tertentu yang membuka course gratis ataupun berbayar yang bisa diikuti dalam jangka waktu tertentu. Pelamar tinggal mencari berbagai course tersebut di internet dan memilih keahlian yang ingin dipelajari.

Perbedaan mendasar antara course berbayar dan gratis adalah Course bebayar dibimbing langsung oleh ahli atau profesional yang telah berpengalaman di bidangnya serta durasi yang lama membuat pelamar lebih fokus pada bidang yang ditekuni.

Salah satu kelebihan lain yang dimiliki oleh course berbayar adalah adanya focus group discussion dimana peserta diminta untuk mengerjakan pekerjaan tertentu di bawah bimbingan mentor dalam jangka waktu tertentu.

Apabila hasilnya bagus maka hal ini bisa menjadi nilai lebih dan bisa dimasukkan ke dalam portofolio pelamar saat mengirim lamaran kerja sehingga memberikan nilai tambah di mata pelamar.

Beberapa pekerjaan juga biasanya meminta pengalaman kerja dengan durasi waktu tertentu. Hal ini terkadang membuat pelamar kerja yang baru lulus sekolah atau kuliah merasa minder karena tidak memiliki pengalaman dalam bekerja.

Hal ini bisa diatasi dengan melakukan kerja paruh waktu atau mencari pekerjaan lepas sebelum lulus kuliah atau saat menganggur.

Beberapa pekerjaan tersebut biasanya tidak memerlukan banyak pengalaman kerja sehingga cocok untuk menambah pengalaman dalam bidang pekerjaan yang diinginkan.

Sebagian besar sekolah kejuruan atau universitas juga mewajibkan pelajar atau mahasiswanya melakukan magang di perusahaan tertentu. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan pandangan mengenai pekerjaan yang akan dilakukan setelah lulus kuliah.

Selain itu, institusi pemerintah dan juga berbagai perusahaan besar yang sedang berkembang juga biasanya membuka lamaran magang dengan durasi waktu tertentu dan juga dibayar. Penawaran ini tentulah sangat menggiurkan dengan berbagai manfaat yang diperoleh.

Lowongan magang tersebut bisa diperoleh di berbagai job portal seperti Linkedin atau Glints. Beberapa perusahaan juga biasanya mengumumkan pembukaan lowongan magang di akun social media resmi milik perusahaan..

Karenanya pastikan selalu update curriculum vitae yang dimiliki dan juga isi waktu kuliah dengan aktif di berbagai organisasi agar menambah kemampuan di bisang yang disukai dan juga memperluas relasi baik dengan teman satu kampus atau alumni yang sudah bekerja.

Persiapkan Portofolio yang Menarik

Memiliki portofolio yang bagus dan menarik juga bisa menjadi nilai tambah di mata HRD. Beberapa perusahaan yang bergerak di bidang media ataupun kreatif biasanya meminta pelamar untuk mencantumkan portofolio yang terkait dengan pekerjaan yang dilamar.

Dalam pembuatan portofolio. Pelamar bisa memasukkan hasil kerja atau hasil karya yang dimiliki ke berbagai social media, seperti Instagram, Youtube, Linkedin, atau Tiktok. Pastikan untuk aktif dalam mengupload karya yang dimiliki setiap minggunya sehingga selalu ada perkembangan terbaru.

Dalam mencantumkan portofolio yang dimiliki cantumkan juga kapan dan dimana karya tersebut di upload sehingga pihak HRD bisa mengecek keasliannya.

Banyak pelamar yang berhasil menembus pekerjaan impiannya dengan portofolio yang dimiliki. Karenanya terus perbaiki kemampuan yang dimiliki sehingga hasil portofolio yang dimiliki pun semakin bagus.

Semakin banyak pengalaman kerja dan organiasi yang dimiliki maka akan memberikan nilai tambah di mata HRD karena berarti pelamar memiliki banyak kemampuan baik soft skill ataupun hardskill.

Semangat bagi para pencari kerja yang sedang berjuang di luar sana semoga beberapa langkah mudah dan tips ini membantu dalam proses pencarian kerja impian.