Langkah Mudah Membuat Surat Lamaran dengan Cepat

Proses pencarian kerja memanglah masa-masa yang sangat melelahkan. Rasa cemas dan khawatir bercampur menjadi satu apalagi ketika sudah melamar kemana saja namun masih tetap ditolak.

Ditambah lagi saat ini banyaknya orang yang tidak memiliki pekerjaan dan juga jumlah lulusan baru hampir sama jumlahnya sehingga harus saling bersaing untuk mendapatkan posisi di tempat yang sama yang bahkan untuk beberapa orang saja.

Keterampilan mumpuni dan pengalaman panjang kadang tidak menjadi jalan mudah untuk mendapatkan pekerjaan. Terkadang ada salah satu faktor yang membuat seseorang sulit menembus dinding proses interview.

Faktor tersebut bisa saja dari berkas yang kurang disaat melamar atau format yang tidak sesuai dengan yang diminta oleh perusahaan. Salah satu berkas yang sering mengalami kesalahan adalah surat lamaran.

Kesalahan dalam membuat surat lamaran bisa bermacam-macam, bisa saja karena format penulisan yang tidak, pencantuman nama dan posisi yang salah, serta tidak mencantumkan surat lamaran ketika diminta.

Sayangnya kesalahan ini terkadang tidak disadari oleh pelamar kerja dalam jangka waktu yang lama, Hal ini tentu saja akan memperpanjang masa menganggur seseorang karena kesalahan yang tidak terlihat.

Karenanya agar kesalahan ini tidak terjadi kembali dan proses mendapatkan pekerjaan menjadi lebih mudah. Ikuti dulu langkah-langkah membuat surat lamaran yang mudah dan cepat dilirik oleh HRD.

Apa itu Surat Lamaran

Dalam proses melamar pekerjaan tentu saja ada banyak berkas yang harus dipersiapkan. Beberapa berkas tersebut diantaranya : surat lamaran, curriculum vitae, portofolio, dan juga beberapa berkas pendukung.

Surat lamaran sendiri menjadi berkas paling penting karena menunjukkan keseriusan pelamar dalam menjadi bagian dari perusahaan yang dituju.

Pada dasarnya, surat lamaran dibuat untuk berbagai tujuan, diantaranya sebagai tanda permohonan kerja, bahan pertimbangan bagi perusahaan dan juga recruiter, serta alat komunikasi antara pelamar dan recruiter.

Surat lamaran kerja merupakan surat formal yang dibuat oleh seseorang yang akan melamar, mencari, dan juga membutuhkan pekerjaan.

Surat ini biasanya ditujukan kepada pemimpin perusahaan atau HRD sebagai pihak pertama yang menyeleksi kecocokan pelamar dengan kriteria pekerjaan yang diminta.

Setelah surat lamaran kerja selesai dikirim maka pihak pimpinan dan HRD memiliki keputusan sendiri untuk menerima ataupun menolak surat lamaran yang telah dikirim oleh pengirim. Sedangkan jika diterima, maka pelamar akan dikonfirmasi ulang oleh recruiter untuk menngikuti wawancara.

Surat lamaran sendiri terdiri dari berbagai bagian yang wajib untuk dipenuhi dan diisi agar menjadi nilai tambah pelamar dimata recruiter. Ketahui dulu beberapa kolom yang wajib ada di kolom surat lamaran agar surat lamaranmu diterima oleh HRD.

Apa Saja isi dari Surat Lamaran

Di dalam surat lamaran tentunya ada beberapa unsur yang harus diperhatikan dan dilengkapi. Tidak lengkapnya format penulisan surat lamaran akan membuat pelamar ditolak seketika oleh recruiter.

Karenanya agar hal ini tidak terjadi pada pelamar, ketahui dulu apa saja isi surat lamaran yang harus ada dalam setiap surat lamaran.

Lampiran Berkas Pendukung.

Selain surat lamaran yang berisi tentang minat dalam pekerjaan yang ditawarkan, ada beberapa berkas lain yang harus dicantumkan dalam surat lamaran. Beberapa berkas tersebut antara lain adalah : Daftar riwayat hidup, fotocopy ijazah terakhir, fotocopy transkrip nilai, fotocopy serftifikat kursus atau keahlian, SKCK, serta pas foto terbaru.

Daftar riwayat hidup tentu saja harus dicantumkan dalam sebuah surat lamaran. Dalam berkas ini, pelamar harus mencantumkan biodata singkat yang berisi identitas serta riwayat pendidikan serta pekerjaan terakhir bagi yang telah memiliki pengalaman.

Jangan lupa mencantumkan foto terbaru agar recruiter bisa mengetahui apakah pelamar masuk dalam kriterian pekerjaan yang dituju. Akan tetapi, jangan sampai mencantumkan biodata terlalu lengkap agar data tidak diambil dan dijadikan sasaran penipuan.

Pembuatan CV sendiri bisa dibuat secara manual ataupun melalui berbagai situs lamaran kerja, diantaranya Linkedin, Glints, ataupun Jobstreet.

Kelebihan dari membuat CV di situs pencarian kerja adalah sudah tersedia kolom informasi sehingga pelamar bisa langsung mengisi dan menyimpannya dengan berbagai format.

Sebelum membuat curriculum vitae yang baik, kumpulkan dulu beberapa identitas yang diminta agar tidak membuang banyak waktu.

Berkas kedua yang biasanya dilampirkan dalam surat lamaran adalah fotocopy ijazah terakhir. Pelamar sebaiknya menggunakan fotocopy ijazah yang telah dilegalisir untuk menjamin keaslian ijazah yang dicantumkan.

Usahakan juga kertas fotocopy dalam kondisi baik, tidak lecek dan juga terlipat. Hal ini menunjukkan kesungguhan kita dalam melamar pekerjaan melalui kondisi kertas fotocopy yang licin dan masih dalam kondisi baik.

Berkas selanjutnya yang sebaiknya dimasukkan dalam surat lamaran adalah fotocopy transkrip nilai terakhir. Sama seperti sebelumnya, kertas fotocopu transkrip nilai sebaiknya dalam kondisi yang bagus, tidak lecek, dan tidak terlipat.

Salah satu berkas yang juga dapat menunjang proses lamaran dan menjadi nilai tambah dimata HRD ataupun pimpinan perusahaan adalah sertifikat kursus atau keahlian. Dengan memiliki kertas sertifikat maka akan membuat recruiter yakin bahwa anda memiliki kompetensi yang dicari.

Pastikan memasukkan sertifikat kursus dan keahlian dari pihak yang kredibel sehingga recuriter mempercayai sertifikat yang dicantumkan. Kertas sertikat ataupun keahlian biasanya juga memiliki masa berlaku selama beberapa tahun.

Karenanya pastikan berkas tersebut masih bisa dipakai dengan melihat tahun yang berlaku serta memperbaruinya ketika masa berlaku akan habis. Beberapa sertifikat kredibel dari berbagai universitas atau lembaga terkenal juga bisa di dapatkan secara gratis di internet.

Sedangkan sertifikat keahlian sendiri biasanya memakan biaya karena dibutuhkan tes untuk menguji kemampuan terhadap kompetensi yang dimiliki. Biayanya juga tergantung pada tingkat kesulitan dan juga lembaga yang menaungi.

Salah satu sertifikat pendukung lainnya yang bisa menaikkan nilai pelamar di mata recruiter adalah sertifikat keahlian bahasa. Beberapa sertifikat yang biasanya dimasukan adalah sertifikat TOEFL dan IELTS untuk Bahasa Inggris, sertifikat Hanyu Shuiping Kaoski (HSK) untuk Bahasa China, dan sertifikat Japanese Language Profieciency Test (JLPT) untuk Bahasa Jepang.

Sertifikat bahasa ini bisa digunakan untuk melamar di berbagai perusahaan nasional besar ataupun perusahaan multi nasional yang biasanya memiliki pelanggan dari luar negeri ataupun berurusan dengan berkas bahasa asing.

Recruiter biasanya juga menerapkan nilai dari tes bahasa yang bisa dipilih. Karenanya pastikan nilai yang dimiliki usdah tinggi dan sesuai dengan permintaan.

Masa berlaku sertifikat bahasa biasanya hanya bertahan beberapa tahun sehingga pelamar dapat memperbaruinya di berbagai lembaga bahasa yang kredibel.

Sebagian besar universitas juga menyediakan fasilitas tes bahasa bagi mahasiswanya yang akan lulus sehingga menambah nilai saing dengan pelamar lainnya.  

Seorang recuiter juga biasanya meminta surat keterangan berkelakuan baik (SKCK) yang dilampirkan pada Surat lamaran. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah pelamar memiliki latar belakang yang baik dan tidak memiliki masalah dengan polisi.

Surat keterangan ini bisa dibuat menggunakan web yang kemudian diajukan kepada Polsek terdekat. Prosesnya pun tidak memakan waktu lama.

Akan tetapi, SKCK sendiri memiliki jangka waktu berlaku tertentu sehingga pelamar juga harus memastikan apakah surat ini masih berlaku atau sudah saatnya diperbarui.

Memasukkan beberapa lembar pas foto terbaru di dalam berkas surat lamaran juga sangatlah penting. Pas foto juga haruslah memenuhi beberapa kriteria sehingga dilirik oleh recuriter. Foto yang dimasukkan pun cukup dua lembar saja sesuai dengan kebutuhan yang diminta.

Pelamar sebaiknya menggunakan pakaian yang formal agar terlihat rapih. Foto juga difoto dengan latar biru atau merah tergantung umur pelamar dan dicetak pada ukuran 3×4 atau 4×6. Cetaklah foto dalam jumlah banyak agar selalu siap sedia ketika dibutuhkan.

Tanggal dan Tempat Penulisan Surat.

Salah satu unsur penting yang harus dimasukkan ke dalam surat lamaran adalah adanya Tanggal dan tempat penulisan surat. Kolom ini biasanya ditulis di pojok kanan surat. Pelamar bisa menulis dengan lengkap tanggal dan tempat surat lamaran yang ditulis.

Seorang pelamar biasanya mengirimkan banyak surat lamaran dalam satu waktu. Hal ini dilakukan untuk membuka kesempatan lebih besar dalam mendapatkan pekerjaan.

Karenanya, jangan sampai lupa mengganti tempat dan tanggal pembuatan surat terbaru untuk membuktikan keseriusan dalam melamar pekerjaan.

Tujuan Surat serta Nama dan Alamat Perusahaan

Salah satu tujuan dalam membuat surat lamaran adalah untuk mengirimkan lamaran ke dalam perusahaan yang diminta. Pelamar juga sebaiknya mengetahui kepada siapa surat tersebut akan ditujukan dan alamat perusahaan. Hal ini biasanya ditemukan dalam flyer lowongan pekerjaan.

Salam Pembuka dan Kalimat Pengantar

Setelah menulis tujuan dan juga alamat perusahaan, langkah selanjutnya yang bisa dilakukan adalah menulis salam pembuka dan juga kalimat pengantar.

Pada bagian ini, biasanya para pelamar akan bingung akan ucapan salam yang akan digunakan karena kita tidak tahu kapan surat akan diterima. Karenanya pelamar bisa menulis Dengan Hormat atau Dear Mr/Mrs apabila surat lamaran ditulis dalam bahasa inggris.

Selanjutnya tulislah kalimat pengantar yang berisi pengajuan melamar kerja dan dimana mendapatkan lowongan kerja yang ditemui. Tuliskan juga pekerjaan yang dituju di dalam kolom ini.

Hal ini sebaiknya dilakukan karena biasanya sebuah perusahaan membuka lowongan pekerjaan untuk banyak posisi dalam waktu bersamaan. Penulisan ini bertujuan agar tidak tertukar dengan pekerjaan yang tidak diinginkan.

Kalimat pengantar juga sebaiknya ditulis secara singkat, tidak bertele-tele dan menggunakan tata bahasa yang tepat sehingga tidak membingungkan recruiter yang membaca.

Biodata Singkat

Di dalam surat lamaran juga haruslah mencantumkan biodata singkat pelamar. Beberapa biodata singkat yang biasanya dicantumkan dalam kolom ini adalah nama, tempat dan tanggal lahir, pendidikan terakhir, alamat email dan nomor yang bisa dihubungi, pendidikan terakhir, serta domisili perusahaan.

Hal ini dilakukan agar recruiter bisa mengetahui secara singkat identitas pelamar tanpa perlu membuka berkas Curriculum Vitae. Pihak HRD juga biasanya mencari pelamar dengan latar belakang pendidikan, domisili dan juga umur tertentu.

Pencantuman ini juga akan menjadi pertimbangan recruiter apakah pelamar cocok lanjut ke langkah berikutnya atau berhenti disitu saja. Pastikan juga penulisan nama dan gelar tepat sehingga tidak mengurangi nilai dalam surat lamaran.

Pengalaman Kerja dan Keahlian yang dimiliki

Langkah selanjutnya yang membutuhkan teknik berbahasa agar recruiter tertarik adalah menulis kolom pengalaman kerja dan keahlian yang dimiliki. Pelamar bisa menulis alasan mengapa tertarik pada pekerjaan yang dituju dan juga kehalian yang dapat mendukung dalam pekerjaan.

Penulisan kolom ini sebaiknya sesuai dengan fakta keahlian yang telah dimiliki dan pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya. Hal ini dilakukan agar recruiter tidak merasa terjebak dengan pengakuan yang ada di surat lamaran serta pelamar pun tidak gagap saat memulai pekerjaan baru.

Bagi para lulusan baru yang belum memiliki pengalaman kerja maka bisa memasukkan keahlian yang dimiliki yang berkaitan dengan jurusan yang telah dipelajari dan sesuai dengan pekerjaan yang dilamar.

Pengalaman organisasi dengan deskripsi pekerjaan yang berkaitan, magang dan juga berbagai pekerjaan lepas yang telah dilakukan di masa perkuliahan atau sekolah juga bisa dimasukkan ke dalam surat lamaran sebagai nilai tambah.

Pada kolom ini anda bisa menunjukkan rasa percaya diri yang besar dengan menunjukkan bahwa pengalaman dan keahlian yang dimiliki dapat membantu meningkatkan pencapaian pekerjaan.

Dengan menuliskan hal ini, recruiter akan lebih tertarik dan bisa membawa surat lamaran anda ke jenjang wawancara.

Tulisakan juga di suat lamaran alasan mengapa pelamar layak diterima di perusahaan tersebut disertai dengan harapan agar bisa menjadi bagian dari perusahaan yang dilamar.

Penutup

Setelah semua kolom diisi dengan baik dan benar maka tulislah penutup di akhir surat lamaran. Penutup ini biasanya terdiri dari tanda tangan dan nama lengkap pelamar.

Apabila pelamar membuat surat lamaran di gadget seperti komputer atau laptop, maka pelamar bisa mencetak terlebih dahulu berkas surat lamaran kemudian menandatanganinya kemudian di scan agar menjadi surat lamaran yang benar.

Selain itu, pelamar juga bisa membuat tanda tangan melalui aplikasi sehingga tidak perlu bolak-balik mencetak surat lamaran. Pastikan juga cetakan tanda tangan yang dicantumkan sama dengan yang ada di kartu tanda penduduk untuk verifikasi data di surat lamaran.

Bahasa dan Penulisan di Surat Lamaran

Salah satu hal penting yang wajib diperhatikan dalam penulisan surat lamaran kerja adalah pemilihan bahasa yang tepat serta penulisan yang benar. Pergunakanlah bahasa yang resmi bukan bahasa sehari-hari untuk menunjukkan keseriusan dalam melamar kerja.

Apabila membuat surat lamaran dalam bahasa asing seperti bahasa inggris ataupun bahasa lainnya. Pastikan tata bahasa sudah tepat dengan meminta teman atau seseroang yang menguasai bahasa tersebut.

Pelamar yang menulis surat lamaran dalam bahasa Inggris juga bisa menggunakan website Grammarly untuk mengecek apakah ada kesalahan tata bahasa ataupun mendapatkan rekomendasi kata yang tepat sehingga hasilnya pun menjadi lebih bagus dan bisa bersaing dengan pelamar lain.

Perhatikan juga penulisan dalam surat lamaran kerja dan pastikan tidak ada kesalahan penulisan seperti ada kata yang dobel, terbalik, atau malah kurang. Cek kembali surat lamaran sebelum dikirim ke recuiter atau dimasukkan ke dalam website pencarian kerja.

Pastikan format juga sesuai dengan yang diminta termasuk ukuran kertasnya sehingga saling melengkapi antara bahasa dan juga format yang dipilih.

Tips Agar Surat Lamaran Dilirik HRD

Disaat surat lamaran sudah selesai dibuat maka sudah saatnya untuk mengirimkan ke HRD sebelum masa penerimaan kerja ditutup. Agar surat lamaran kerja semakin dilirik oleh HRD maka lakukan beberapa tips berikut agar jalan menuju pekerjaan yang diinginkan semakin mudah.

Surat Lamaran Tidak Lebih dari Satu Halaman

Surat lamaran yang baik sebaiknya hanya terdiri dari satu halaman. Hal ini membantu untuk memudahkan recruiter dalam memilih kriteria yang sesuai.

Pelamar pun biasanya terdiri dari banyak orang sehingga HRD harus memilih secara cepat dan tepat. Karenanya isi dari sebuah surat lamaran sebaiknya padat dan jelas dan tidak berbelit.

Gunakan Font dan Margin yang Sesuai

Guna membuat surat halaman yang singkat namun masih berisi dengan format yang diminta, maka perlulah memilih font dan margin surat lamaran yang sesuai. Biasanya font yang dipilih adalah Times New Roman dengan ukuran font 12 untuk isi dari surat lamaran dan ukuran 14 untuk judul.

Sedangkan untuk pemilihan margin surat lamaran, pastikan sudah sesuai untuk bagian kiri dan kanan serta atas dan bawah.

Pastikan Data Akurat dan Terkini

Beberapa perusahaan tertentu terkadang meminta pelamar mengisi surat lamaran yang telah diberikan dari HRD. Sehingga pelamar pun tidak perlu bingung memilih format yang sesuai dengan perusahaan yang dituju.

Dalam proses pengisian biodata di Surat lamaran, pastikan menggunakan data diri yang akurat dan sesuai.

Jangan sampai beberapa sertifikat keahlian ataupun kemampuan bahasa yang sudah kadaluwarsa dipakai karena bisa saja kompetensi yang diminta pun sudah berbeda dan berubah seiring dengan perubahan kebutuhan.

Selain itu, pihak recruitment juga pastinya akan melakukan verifikasi data terhadap beberapa identitas ataupun sertifikat yang ditulis. Apabila pelamar melakukan kecurangan ataupun menulis data yang tidak sesuai, pelamar bisa dicoret dari daftar lowongan pekerjaan.

Kejadian ini tentu saja tidak diinginkan seorang pelamar bukan?

Gunakan Nama File yang Standar

Sebagian besar orang terkadang menamai file dengan nama yang unik sebagai penanda. Sayangnya apabila hal ini tidak diperhatikan dan langsung dikirim ke pihak recruitment tanpa adanya verifikasi terlebih dahulu maka akan mengurangi nilai dari seorang pelamar.

Karenanya setelah menyelesaikan pembuatan surat lamaran, beri nama file sesuai dengan nama asli dan juga perusahaan yang dituju. Hal ini dilakukan agar surat lamaran terlihat profesional.

Ketahui Latar Belakang Perusahaan

Mengetahui latar belakang perusahaan sebelum memulai melamar pekerjaan tentu sangat penting. Hal ini dilakukan untuk mengetahui kebiasaan para pekerja, deskripsi pekerjaan yang akan dilamar, serta nilai-nilai yang diterapkan perusahaan.

Mengetahui latar belakang juga dapat membantu untuk mengetahui nilai tambah yang bisa dituliskan di dalam surat lamaran sehingga pihak recruiter mengetahui bahwa pelamar sangat berminat pada perusahaan yang dituju serta memiliki kemampuan yang diminta dan sesuai dengan pekerjaan di perusahaan tersebut.

Kirimkan Pada Jam Kerja

Salah satu kesalahan yang akhirnya membuat surat lamaran yang dikirim tidak dilihat oleh pihak recruiter adalah mengirim pada waktu aktif kerja sudah selesai.

Padahal peminat pekerjaan yang dituju sangatlah banyak hingga membuat surat lamaran yang dikirim tenggelam di dalam inbox email.

Solusi dari masalah ini adalah melakukan schedule send yang tersedia pada fitur Googlemail. Pelamar dapat memilih pada jam berapa saja email dapat dikirim tanpa perlu membuka website Googlemail.

Pelamar dapat memilih jam-jam pagi sebelum makan siang karena pada saat itulah pihak HRD mengecek email mana saja yang masuk sambil menentukan surat lamaran yang bisa di proses lebih lanjut.

Kesimpulan

Proses mencari dan melamar pekerjaan memanglah suatu fase yang melelahkan dan juga dapat membuat pikiran kalut.

Selalu berpikiran positif pada setiap surat lamaran yang dikirim akan membantu untuk lebih percaya diri dalam menghadapi fase yang sedang dilalui.

Jangan lupa juga untuk terus menambah ilmu terhadap bidang pekerjaan yang diinginkan agar menajdi nilai tambah di surat lamaran dan CV.

Semangat dan semoga berhasil pada pekerjaan yang diinginkan.