5 Cara Mudah Kirim Email Anti Ribet, Pemula Wajib Tahu

Berkirim pesan dengan orang lain kini tidak perlu menunggu waktu lama, banyak orang saat ini sudah memanfaatkan teknologi chatting dan juga email.

Email yang merupakan singkatan dari elektronic mail merupakan fitur yang sudah lama dimiliki oleh Google Mail. Layanan ini berguna untuk mengirim pesan dengan mudah dan cepat hanya dengan berbekal alamat email yang dimiliki.

Berbeda dengan chatting yang biasanya digunakaan dalam berbagai kebutuhan informal seperti mengirim kabar ke keluarga atau sekedar mengirim berbagai gambar dan video lucu ke teman terdekat.

Penggunaan email sendiri biasanya untuk berbagai kepentingan formal seperti mengirim surat lamaran kerja ke HRD atau mengirimkan hasil pekerjaan ke teman kantor untuk berbagai keperluan.

Karenanya biasanya email memiliki format tersendiri untuk sebelum dikirim agar terlihat lebih rapi dan juga formal sebaikny alamat email yang dimiliki lebih resmi dan tidak asal-asalan agar di pandang profesional oleh klien atau relasi.

Sayangnya, meskipun email saat ini sudah sering kali digunakan untuk berbagai tujuan namun masih banyak orang yang belum mengetahui cara mengirimnya dengan benar sehingga sering ditemukan format yang dikirim salah.

Format yang tidak sesuai ini tentu akan merugikan bagi pelamar kerja karena lamaran yang dikirim tidak akan diproses atau membuat klien mempertanyakan profesionalitas anda di dunia kerja saat mengirimkan berkas dengan format yang tidak sesuai

Karenanya agar format dalam mengirim email menjadi lebih sesuai, ketahui dulu penyusunan yang tepat sebelum dikirim ke tujuan.

Kegunaan Email

Puluhan tahun yang lalu, untuk mengetahui kabar dan juga informasi dari orang lain sangatlah susah. Dibutuhkan perjuangan lebih untuk mengirim pesan melalui surat yang tentunya makan waktu berhari-hari bahkan sebulan lamanya.

Akan tetapi, dengan majunya perkembangan terknologi saat ini, anda tidak perlu menunggu waktu lama untuk mengetahui kabar seseorang, cukup dengan aplikasi chatting atau email maka anda sudah bisa berkabar satu sama lain meskipun jaraknya jauh.

Berbeda dengan aplikasi chatting yang sudah dikembangkan oleh berbagai developer, email sendiri saat ini masih dikuasai oleh Google dengan berbagai fitur yang ada.

Tidak hanya untuk berkirim kabar atau dokumen tertentu namun email sendiri bisa digunakan untuk berbagai kebutuhan dan juga memudahkan hidup.

Mengirim Pesan Secara Gratis

Dahulu saat internet belum berkembang pesat seperti sekarang, mengirimkan pesan atau dokumen haruslah dikirim melalui surat dan hanya bisa dikirim melalui kantor pos.

Prosesnya yang lama dan membutuhkan waktu berbulan-bulan pun kadang harus menanggung resiko apabila dokumen dan surat yang dikirim mengalami kerusakan meskipun pengirim sudah membayar mahal setiap barang yang dikirim.

Untungnya saat ini kita dimudahkan oleh adanya internet sehingga bisa mengirim surat dengan mudah, cepat, serta gratis. Tak hanya itu, isi surat dan dokumen pun dijamin aman karena dikirimkan melalui server internet.

Selain mengirimkan surat kepada orang lain, pengguna juga bisa mengirimkan berbagai foto dan video yang berguna untuk berbagai kebutuhan, seperti hasil pekerjaan dalam format media atau mengirimkan berbagai dokumentasi liburan kepada teman yang jauh disana.

Hal ini memudahkan pengguna karena bisa mengirimkan media tersebut dalam jumlah banyak sehingga tidak memakan waktu lama untuk mengirimnya.

Kegunaan lain dari adanya email adalah pengguna juga dimudahkan untuk mengirim pesan ke banyak orang dalam waktu singkat dengan fitur singkat sehingga tidak perlu mengirimkan surat satu persatu ke berbagai alamat yang ada.

Hal ini tentu memudahkan HRD yang akan memberikan undangan wawancara kepada pelamar atau calon pengantin yang ingin mengirimkan undangan kepada tamunya tanpa perlu lagi menggunakan undangan kertas.

Mendaftar di Social Media

Menjamurnya berbagai social media saat ini membuat banyak orang ingin menggunakan platform ini  untuk menambah teman serta bersosialiasasi di dunia maya.

Pendaftaran social media sendiri terbilang mudah karena penggguna cukup menggunakan alamat email yang valid dan di verifikasi oleh Google untuk membuat sebuah akun social media.

Dalam pembuatan akun social media, pengguna disarankan untuk mengingat alamat email atau kata sandi akun anda agar mudah saat login kembali di gadget yang lain.

Tak hanya itu, pengguna juga bisa memisahkan alamat email untuk kantor dan social media, hal ini dilakukan agar pesan mengenaipekerjaan penting tidak tertimbun dengan pesan pemberitahuan dari akun social media anda sehingga membuat pekerjaan lebih fokus.

Memaksimalkan Kemampuan Gadget

Setiap orang saat ini pastilah memiliki satu atau dua gadget di tangan. Penggunaannya pun bermacam-macam, ada yang digunakan untuk keperluan pekerjaan dan ada yang digunakan untuk kebutuhan sehari-hari seperti bermain game atau melakukan chatting dengan teman.

Guna memaksimalkan kemampuan gadget yang dimiliki, sebuah handphone akan di daftarkan ke alamat email agar bisa mengakses Google Play Store atau toko aplikasi online lainnya.

Dengan mengunduh berbagai aplikasi di toko tersebut maka penjual bisa memaksimalkan kemampuan gadget dengan mengunduh berbagai aplikasi yang memudahkan hidup.

Saar proses pendaftaran ini, pengguna biasanya akan dikirimkan kode verfikasi ke alamat email yang digunakan dan bisa diverifikasikan agar Google Play Store bisa digunakan.

Sebagai Profil Diri

Sebuah alamat email yang berfungsi untuk mengirimkan berbagai macam dokumen penting tentunya harus memiliki profil diri yang bagus.

Hal ini dilakukan karena sebuah alamat email adalah identitas diri yang dibawa saat mengirimkan berbagai surat dan juga dokumen penting.

Karenanya dalam membuat alamat email, pengguna sebaiknya menggunakan nama asli dan menghindari memakai kalimat-kalimat yang aneh kecuali akun tersebut digunakan khusus untuk social media.

Dengan menggunakan nama asli maka akun anda anda akan terlihat lebih profesional di mata HRD dan juga klien sehingga mempermudah jalan karir anda.

Media Marketing yang Efektif

Sedang membuka email namun banyak pesan promosi yang masuk, hal ini berarti alamat email anda sudah menjadi target email marketing oleh sebuah brand.

Promosi online saat ini tidak hanya bisa dilakukan melalui social media namun bisa juga memanfaatkan penggunaan email untuk promosi yang lebih efektif.

Berbagai perusahaan saat ini, sudah menggunakan strategi promosi email marketing karena dinilai lebih efektif dan juga bisa menyasar konsumen yang tepat sehingga penjualan pun diharapkan bisa lebih tinggi.

Berbagai perusahaan ini mendapatkan data email pelanggan dari mengisi berbagai macam survei atau saat mendaftar di website untuk mendapatkan produk tertentu.

Melakukan email marketing ini tentu saja sangat menantang karena pembeli bisa saja unsubscribe akun anda karena sudah tidak lagi menggunakan produk yang dimiliki atau konten yang dikirim dirasa kurang relevan dan dianggap spam.

Karenanya, penjual sebaiknya membuat strategi konten email marketing yang tepat agar pembeli suka dengan email yang dikirim.

Pengguna bisa mengirimkan pesan elektronik berupa tips atau informasi terbaru dengan produk sehingga pembeli akan mendapatkan hal baru yang lebih lengkap dibandingkan hanya melihat dari konten social media anda.

Tidak hanya itu, pengguna juga bisa mengirimkan berbagai kode promosi berupa potongan harga atau gratis ongkir ke alamat email pembeli sehingga konsumen akan merasa sayang apabila melakukan unsubsribe akun anda.

Pesan broadcast sendiri sebaiknya tidak dikirimkan terlalu sering agar konsumen tidak bosan dan mengganggu pembeli karena banyak email yang dikirimkan.

Fitur-Fitur di Email

Sama seperti social media lainnya yang memiliki fitur menarik, platform Google Mail juga memiliki berbagai macam layanan yang membantu untuk memudahkan pengguna dalam mengirim berbagai macam dokumen dan file yang dibutuhkan.

Berikut beberapa fitur yang bisa digunakan agar pesan yang dikirim semakin profesional

Fitur TO untuk Menuliskan Alamat yang Dituju

Sebelum mengirim sebuah pesan elektronik tentunya pengguna membutuhkan alamat email yang dituju. Karenanya pastikan dulu menulis alamat emailnya di kolom TO.

Pastikan juga penulisan alamat sudah benar agar surat bisa terkirim ke alamat email yang sesuai. Apabila alamat yang dituju salah maka Google Mail sendiri biasanya akan mengirimkan notifikasi beberapa hari setelahnya.

Kelebihan dari fitur ini adalah pengguna tidak hanya bisa mengirim ke satu alamat email bahkan ratusan akun dalam satu waktu. Hal ini tentu saja menguntungkan bagi orang-orang yang menginginkan mengirim satu pesan ke banyak orang sekaligus sehingga tidak memakan waktu.

Satukan Kerjasama Tim dengan Fitur CC

Saat mengirimkan sebuah pekerjaan penting biasanya sebuah file tidak hanya dikirimkan ke satu orang saja namun beberapa orang lain yang bergabung dalam satu tim.

Apabila anda berada di situasi ini, tentunya dibutuhkan sebuah fitur untuk mengirimkan pesan tersebut ke satu tim yang sama agar koordinasi semakin menyatu serta tidak ada seorang pun yang melewatkan file penting tersebut.

Untungnya, Google Mail menyediakan fitur CC dimana pengguna bisa mengirim pesan elektronik ke pihak lain selain ke pihak utama. Dengan kolom ini, pengguna juga bisa melihat siapa saja yang sudah menerima pesan sehingga tidak ada alasan apabila file tersebut tidak terkirim.

Fitur ini tentu saja menguntungkan anda bukan?

Sebarkan Email Marketing dengan BCC

Tidak hanya melakukan promosi melalui konten dan juga iklan berbayar di social media. Pengguna juga bisa menggunakan strategi email marketing yang terbukti lebih tertarget kepada konsumen yang berminat.

Menggunakan email marketing sendiri juga berguna untuk menarik minat leads yang dituju sehingga lebih mudah untuk dijadikan pelanggan ke depannya.

Sebuah perusahaan yang memiliki banyak data email konsumen hingga jutaan pelanggan tentunya tidak mungkin mengirimkan pesan broadcast satu persatu, selain merepotkan tentu akan menghabiskan banyak waktu dan membuat pegawai tidak fokus pada pekerjaannya.

Karenanya untuk memaksimalkan email marketing yang dimiliki maka pengguna bisa menggunakan fitur BCC dimana anda bisa mengirimkan pesan dalam jumlah banyak dan dalam waktu singkat ke alamat email yang belum anda masukkan ke dalam kontak.

Apabila pengguna masih merasa kerepotan menggunakan fitur BCC maka bisa menggunakan jasa aplikasi pengirim pesan eleltronik yang bisa terhubung ke Google Mail, salah satu platformnya adalah kirim.email.

Akan tetapi sebelum menggunakan layanan tersebut pastikan untuk mempelajari dulu berbagai fiturnya agar hasil dari email marketing yang dikirimkan semakin maksimal dan meningkatkan keuntungan anda.

Sebarkan Email dengan Mudah Melalui Fitur Forward

Disaat fitur CC berguna untuk mengirimkan pean ke pengguna lain dalam jumlah banyak maka ada fitur Forward yang dapat digunakan untuk menyebarkan pesan ke orang lain.

Fitur ini berguna bagi pengguna yang sedang bekerja kantoran atau aktif di berbagai organisasi dan sering mengirimkan dokumen penting yang di dapatkan ke teman yang berbeda.

Dengan fitur ini juga pengguna bisa melakukan koordinasi pekerjaan dengan mudah dan cepat sehingga pekerjaan akan selesai lebih cepat.

Tentu saja anda ingin pekerjaan cepat selesai dan langsung pulang ke rumah bukan?

Kirimkan Berbagai Dokumen dengan Mudah di Fitur Attachment

Kelebihan lain dari surat elektronik adalah pengguna bisa mengirimkan berbagai file gambar atau video secara mudah tanpa perlu alat lainnya seperti flashdisk atau DVD.

Tidak hanya itu, fitur ini juga dapat mengirimkan video dalam ukuran besar atau berbagai foto dalam jumlah banyak sehingga tidak perlu dikirim satu persatu.

Dalam mengirimkan dokumen tertentu, pastikan menggunakan nama dokumen yang mudah dipahami oleh penerima sehingga tidak menimbulkan salah paham.

Tidak hanya itu, penggunaan nama dokumen yang baik saat mengirimkan surat lamaran juga akan memberikan nilai tambah di mata HRD karena nama dokumen sesuai dengan yang di minta serta HRD tidak perlu berkerja dua kali untuk melihat isi dari pesan elektronik yang diterima.

Diamkan Email Spam dengan Fitur Mute

Setelah menggunakan fasilitas Google Mail dalam waktu lama, pengguna biasanya akan menemukan kotak masuk yang penuh dengan promosi.

Hal ini tentu saja menyusahkan bagi pengguna karena pesan penting bisa saja tidak terbaca karena tertimbun email spam.

Karenanya agar berbagai pean tersebut tidak lagi masuk ke kotak masuk anda, maka pengguna bisa mendiamkan berbagai pesan spam tersebut dengan fitur mute agar pesan tidak masuk ke dalam kotak masuk anda.

Kirimkan Email Kapan Saja Dengan Schedule

Mau mengirimkan surat lamaran ke lowongan pekerjaan impian namun sudah terlalu malam? Tenang saja, hal ini bisa diatasi dengan menggunakan fitur send schedule.

Dengan fitur ini pengguna bisa menjadwalkan kapan pesan tersebut bisa di dapatkan oleh penerima sehingga anda tidak perlu khawatir apabila lupa mengirimkan email padahal tenggat waktu sudah di depan mata.

Layanan ini bisa ditemukan dengan klik tombol titik tiga yang ada di fitur send. Google Mail sendiri menyediakan berbagai jadwal yang bisa dipilih oleh pengguan atau bisa custom sendiri tanggal yang diinginkan.

Apabila pengguna merasa pesan yang akan dikirim masih memiliki kekurangan maka anda bisa membatalkan send schedule tersebut selama pesan ini belum dikirimkan.

Sembunyikan Email dengan Pesan Rahasia

Beberapa pesan yang dikirimkan kepada orang lain terkadang bersifat rahasia dan ingin tidak diketahui orang lain saat membuka fitur pesan terkirim.

Karenanya pengguna bisa mengirimkan pesan dalam bentuk pesan rahasia sehingga pesan yang dikirimkan bisa hilang dalam jangka waktu tertentu setelah dibaca.

Saat menggunkan fitur ini, pihak Google Mail akan mengirimkan kode verfikasi ke nomor telepon penerima melalui pesan singkat.

Setelahnya penerima bisa membaca pesan tersebut dengan memasukkan kode yang ada sehingga pesan ini tidak akan dibaca oleh pihak lain yang tidak menerima pesan elektronik tersebut.

Hindari Email Promosi dengan Fitur Tab

Promosi atau pemberitahuan terus menerus dari aplikasi tentu saja bisa membuat anda kesal namun merasa lelah jika harus menghapusnya satu persatu.

Untungnya saat ini Google Mail menyediakan fitur Tab Promosi sehingga berbagai pesan tersebut akan masuk ke dalam kolom promosi bukan bagain social.

Hal ini tentu saja akan memudahkan pengguna untuk melihat berbagai pesan penting tanpa perlu terganggu dengan adanya pesan spam.

Simpan Data dengan Google Drive

Takut dokumen penting hilang mendadak saat dibutuhkan atau ingin membuka dokumen tertentu dimana saja dengan gadget yang dimiliki?

Pengguna bisa menggunakan fitur dari Google Mail yang bernama Google Drive dimana pengguna bisa menyimpan berbagai macam dokumen dari personal computer atau handphone dalam berbagai format secara rapih dan aman.

Tak hanya itu, penyimpanan ini juga memudahkan kita untuk mengerjakan berbagai tugas dimana saja dan kapan saja hanya dengan log in melalui Google Drive.

Setelahnya pengguna juga bisa mengirimkan hasil pekerjaan yang telah disimpan di Google Drive ke orang lain dengan mudah.

Sayangnya, penyimpanan di Google Drive sendiri terbatas sehingga apabila pengguna ingin menambah memori menjadi tidak terbatas bisa menggunakan fitur premium yang harus dibayarkan secara rutin.

Komunikasi Secara Langsung Dengan Hangouts

Punya teman di luar negeri namun hanya memiliki alamat emailnya? Tenang saja anda bisa mengubunginya menggunakan fitur Hangouts.

Melalui layanan ini pengguna bisa mengobrol dengan kontak email yang dimiliki. Fitur ini juga memiliki item stiker, perbarui status, telepon, arsip data, dan juga video call. Ke depannya pun item dari Google Hangouts akan diperbarui sehinga memudahkan bagi penggunanya.

Google Hangouts sendiri bisa diunduh di aplikasi handphone sehingga anda bisa berkomunikasi dengan mudah tanpa perlu membuka website.

Cara Mudah Kirim Email Anti Ribet

Penggunaan Email yang saat ini digunakan oleh banyak orang tentunya harus dipelajari dengan baik agar pengguna bisa mengirim pesan elektronik yang sesuai dengan format yang diminta.

Bagi pemula yang ingin belajar cara mengirim email dengan baik, yuk ketahui dulu beberapa langkah mudahnya

Siapkan Dokumen dan Alamat Email

Langkah pertama yang sebaiknya dilakukan pengguna sebelum mengirim email adalah mempersiapkan berbagai dokumen yang dibutuhkan, seperti file, foto, dan juga video sehingga bisa menghemat waktu saat mengirim pesan elektronik.

Pengguna bisa mengambil berbagai dokumen tersebut di fitur attachment dan pilih dari file yang ada di personal computer dan juga handphone. Apabila ukuran dokumen terlalu besar biasanya Google Mail akan memberikan peringatan untuk menurunkan ukuran file agar bisa dikirim,

Tulis Alamat Email di kolom TO

Setelah menyiapkan berbagai dokumen dan kalimat yang akan dikirim maka pengguna tinggal mengirimkan pesannya ke alamat email yang dituju dan di tulis pada kolom To.

Saat menuliskan alamat maka pastikan tidak ada kesalahan penulisan pesan bisa langsung diterima, kesalahan penulisan sekecil apapun bisa menyebabkan pesan tidak terkirim karena Google Mail memiliki banyak pengguna

Tuliskan Tujuan Mengirim Email

Langkah selanjutnya adalah mempersiapkan kata-kata yang akan ditulis di kolom tulis email. Apabila pengguna akan mengirimkan pesan untuk tujuan formal maka gunakan kaidah berbahasa yang baik dan pemilihan kata yang tidak berbelit sehingga mudah untuk dimengerti oleh penerima.

Apabila pengguna akan mengirimkan surat lamaran kerja kepada HRD atau dokumen penting ke atasan maka pengguna bisa menggunakan format berikut :

• Salam Pembuka
• Perkenalan diri secara singkat (nama diri dan perusahaan)
• Tujuan mengirimkan email
• Salam penutup

Format ini digunakan agar pesan elektronik yang dikirimkan terlihat lebih profesional sehingga bisa menaikkan citra diri anda.

Pastikan juga tidak ada typo dari kata-kata yang ditulis sehingga email akan terlihat profesional

Tuliskan Isi Pesan di Subject

Saat menerima pesan dari orang lain pengguna biasanya bisa melihat tujuan dari pesan secara cepat melalui subject email.

Dengan menggunakan fitur ini maka penerima pun mengetahui pesan apa yang anda kirimkan sehingga bisa mengetahui apakah pesan tersebut penting atau lebih baik diabaikan saja.

Bagi pelamar sendiri, menggunakan subject sendiri juga bisa menaikkan nilai anda di mata pelamar sehingga mempermudah HRD untuk mengetahui lowongan apa yang anda lamar karena biasanaya sebuah perusahaan membuka lowongan pekerjaan dalam jumlah banyak.

Penulisan subject sebaiknya dalam bentuk deskripsi pendek dan mewakili pesan yang akan di kirim

Mau Dikirim Sekarang Atau Nanti

Setelah dokumen, subject, dan isi pesan sudah ditulis maka inilah saatnya mengirimkan pesan anda ke alamat yang dituju.

Pengguna bisa mengirimkan email setelah pesan selesai ditulis atau mengirimkan nanti yang bisa dijadwalkan melalui fitur send schedule yang waktunya bisa dipilih sesuai keinginan.