9 Cara Gunakan WhatsApp Customer Service

Komunikasi dua arah dengan konsumen tentu sangatlah penting untuk mempererat hubungan satu sama lain. Whatsapp customer service bisa membantu sebagai jembatan komunikasi.

Beberapa tahun lalu, disaat konsumen mengalami masalah pada barang yang dibeli maka menelfon customer service menjadi solusi untuk memberikan komplain mengenai produk yang dibeli.

Disisi lain, cara ini dianggap menghabiskan banyak biaya karena konsumen memerlukan biaya pulsa yang tidak sedikit untuk menelfon.

Namun, seiring dengan perkembangan waktu sekarang konsumen dapat dengan mudah memberikan keluhan mengenai barang yang dibeli dengan whatsapp customer service.

Dengan layanan ini maka konsumen tidak perlu mengeluarkan banyak biaya untuk menghubungi layanan customer service guna menyelesaikan permasalahan produk yang dialami.

Tidak hanya itu, konsumen juga bisa memesan barang keinginan dengan mudah melalui whatsapp customer service sehingga tidak perlu membeli barang melalui marketplace atau berkunjung ke toko offline.

Di sisi lain, keberadaan whatsapp customer service tentulah sangat menguntungkan bagi penjual karena dapat melayani konsumen secara on time sehingga bisa menjual produk lebih cepat.

Selain itu, penjual juga dapat mempromosikan produk yang dijual ke konsumen untuk menarik minat pelanggan dalam membeli produk yang baru dirilis sehingga membantu meningkatkan penjualan.

Guna mengetahui keuntungan lain dari whatsapp customer service berikut beberapa benefit serta cara menggunakan whatsapp customer service.

Keuntungan Menggunakan Whatsapp Customer Service

Saat ini whatsapp masih menjadi 10 besar social media yang paling banyak digunakan oleh banyak orang di seluruh dunia.

Hal ini wajar terjadi karena whatsapp sudah jamak digunakan untuk berkomunikasi dengan orang lain menggunakan nomor yang telah di daftarkan ke platform satu ini.

Tidak hanya digunakan untuk berkomunikasi dengan teman atau saudara namun whatsapp juga bisa menjadi sarana komunikasi yang efektif bagi penjual dan pembeli.

Melalui whatsapp customer service seorang penjual dapat melakukan promosi sekaligus melayani konsumen dengan satu langkah mudah sehingga pelayanan pembeli bisa lebih mudah dan cepat.

Ditambah lagi dengan fakta pengguna aktif whatsapp yang menggunakan platform ini setiap harinya menjadikan whatsapp customer service layak dipertimbangkan untuk mengembangkan bisnis yang dimiliki.

Karenanya berikut beberapa keuntungan whatsapp customer service yang dapat digunakan untuk mengembangkan bisnis yang dijalani.

Layanan Komunikasi dengan Konsumen

Dalam melayani dan menjangkau lebih banyak konsumen tentunya penjual dapat menggunakan beberapa platform yang tersedia secara gratis di internet seperti whatsapp dan juga instagram.

Memiliki banyak saluran komunikasi ini tentunya menguntungkan bagi konsumen karena dapat menjangkau penjual dan brand kesukaan dengan cepat dan mudah.

Hal ini dikarenakan jika konsumen ingin memberikan saran atau komplain terhadap barang yang dibeli maka tidak perlu susah payah untuk menghubungi via website perusahaan yang dituju.

Namun konsumen hanya perlu mengubungi layanan whatsapp customer service guna menyelesaikan masalah produk yang ditemui.

Tidak hanya itu, jika produk yang anda kelola di bidang jasa maka akan lebih mudah bagi konsumen untuk memesan melalui whatsapp customer service sehingga pemesanan akan tersimpan dengan rapih sehingga bisa dibuka di lain waktu.

Disisi lain, memiliki whatsapp customer service yang kredibel juga akan membantu pembeli merasa aman dan nyaman saat bertransaksi dengan anda sehingga tidak akan takut mengalami penipuan yang mengatasnamakan produk anda saat berbelanja.

Memiliki layanan whatsapp customer service juga dinilai efektif untuk meningkatkan kedekatan anda dengan konsumen dalam melayani atau memberikan promosi terkait produk tertentu.

Layanan Konsumen yang Lebih Fleksibel

Banyaknya konsumen yang saat ini menggunakan whatsapp tentunya akan memudahkan penjual untuk melayani konsumen apabila ada pertanyaan mengenai produk atau keluhan terhadap barang yang telah dibeli.

Asalkan ada koneksi internet maka pembeli bisa langsung melakukan komunikasi penjual melalui nomor whatsapp customer service yang tersedia di social media.

Dengan menggunakan whatsapp customer service maka penjual dan pembeli memiliki history chat yang bisa dibuka kembali apabila mengalami masalah yang sama sehingga tidak perlu chat kembali ke penjual tersebut.

Keamanan Pesan yang Terjamin

Disaat konsumen mengirimkan pesan kepada penjual tentunya pembeli akan diberitahukan bahwa pesan tersebut aman karena terdapat mode security setiap melakukan komunikasi dengan penjual.

Disisi lain, karena penjual perlu mematuhi beberapa peraturan mengenai jenis pesan yang bisa dikirim tentunya akan membuat konsumen lebih aman dalam melakukan komunikasi dua arah hingga permasalahan produk selesai.

Pelayanan Konsumen Secara Non Stop

Banyaknya konsumen yang dimiliki terkadang membuat penjual kesulitan untuk merespon satu persatu pertanyaan atau pesanan yang masuk.

Belum lagi jika pesan dari konsumen datang di waktu penjual tidak mengaktifkan whatsapp customer service.

Tentunya hal ini bisa membuat pembeli berpaling karena pesan yang dikirim tidak kunjung di balas sehingga memilih untuk membeli di kompetitor lain sehingga penjual kehilangan momen untuk mendapatkan konsumen potensial.

Namun hal ini bisa diatasi ketika penjual memiliki layanan whatsapp customer service untuk merespon pembeli karena platform satu ini memiliki fitur bot yang akan membalas pesan secara otomatis menggunakan kata kunci tertentu.

Sehingga pertanyaan-pertanyaan dasar dari pembeli akan terjawab lebih cepat sehingga bisa langsung mengantar ke layanan penjualan.

Layanan chat bot ini juga akan membantu ketika penjual memiliki banyak konsumen sehingga tidak perlu membalas satu per satu pesan yang masuk karena sudah terjawab dengan sendirinya oleh chat bot.

Guna memaksimalkan layanan chat bot ini maka penjual dapat memasukkan pertanyaan yang sering ditanyakan oleh pembeli serta layanan yang bisa diakses oleh pembeli secara langsung.

Selain itu, penjual juga dapat memberikan kata-kata sambutan sehingga pembeli akan merasa terlayani dengan baik sehingga bisa melanjutkan untuk menanyakan pertanyaan yang diinginkan.

Meskipun chat bot sendiri memiliki fasilitas yang bisa digunakan secara maksimal namun bukan berarti penjual dapat menyerahkan semua chat ke bot tersebut.

Terlebih lagi jika pesan dari konsumen berisi keluhan yang harus ditangani sesegera mungkin agar tidak timbul kekecewaan konsumen.

Karenanya penjual bisa hadir untuk memberikan layanan yang diinginkan dengan menjawab berbagai pertanyaan atau keluhan yang diberikan.

Dapat Terhubung ke Layanan Pihak Ketiga

Sebagai seorang penjual tentu sangat wajar untuk memanfaatkan banyak platform guna memaksimalkan layanan komunikasi dan promosi ke konsumen tertentu.

Strategi ini dilakukan untuk dapat menjangkau konsumen yang lebih luas dan juga melayani lebih banyak pembeli secara maksimal.

Meskipun begitu, ketika memiliki banyak kanal seperti ini tentunya penjual mengalami kesulitan dalam mengatur satu sama lain apalagi ketika koordinasi antar satu platform berbeda.

Karenanya penjual bisa memanfaatkan layanan whatsapp customer service yang dapat bekerja sama dengan layanan pihak ketiga guna melihat pesan yang masuk, melakukan komunikasi dengan anggota tim lain, dan juga memilih pesan yang masuk.

Tak hanya itu, penjual juga bisa memasukkan nomor whatsapp customer service di link social media yang dimiliki guna melayani konsumen dengan lebih mudah dan cepat.

Layanan Testimoni Untuk Konsumen

Setelah melakukan berbagai promosi dan juga layanan ke konsumen tentunya penjual memerlukan ulasan yang dapat membantu pengembangan produk yang dimiliki.

Adanya testimoni konsumen ini juga dapat meningkatkan brand awareness terhadap brand yang dimiliki ketika dipajang di social media.

Karenanya agar konsumen memiliki wadah khusus untuk memberikan apresiasi terhadap produk yang telah dibeli maka penjual dapat memberikan tempat testimoni di whatsaapp customer service.

Konsumen dapat menuliskan berbagai pesan dan kesan setelah mencoba produk anda melalui link yang diberikan atau melalui chat yang dikirim ke whatsapp customer service.

Selain itu penjual juga dapat meminta feedback kepada konsumen di akhir layanan sehingga anda dapat mengumpulkan lebih banyak ulasan.

Pemberian ulasan yang disertai kata-kata positif dan juga penyemangat tentunya dapat membuat penjual lebih bersemangat dalam mengembangkan inovasi guna meningkatkan pengalaman pelanggan.

Terdapat Berbagai Pilihan Pesan

Disaat melayani konsumen tentunya penjual memerlukan data tambahan saat menjelaskan produk atau suatu layanan ke konsumen seperti memasukkan foto, video, atau file tertentu ke konsumen.

Untungnya whatsapp customer service memberikan fitur yang dapat mengirimkan berbagai jenis file ke konsumen dengan mudah dan cepat.

Tersedianya fitur untuk memasukkan berbagai file ini tentunya juga bisa dimanfaatkan penjual untuk mengirimkan media promosi ke pembeli sehingga membantu untuk menyukseskan promosi yang dimiliki.

Tidak hanya itu, jika konsumen memerlukan penjelasan yang lebih lanjut maka penjual bisa melakukan komunikasi dua arah secara langsung melalui video call atau panggilan langsung menggunakan whatsapp customer service.

Promosi yang Efisien dan Bertarget

Sebuah produk yang telah memiliki banyak konsumen dan pelanggan tetap tentunya akan lebih mudah dalam melakukan promosi produk.

Karenanya agar promosi yang dilakukan bisa semakin efektif maka penjual bisa mengirimkan brosur promosi ke pelanggan tersebut dan melakukan promosi eksklusif sebelum menyebarkan campaign ke khalayak luas.

Caranya adalah dengan mengirimkan pesan khusus kepada konsumen berupa brosur penawaran terbaru ke nomor pelanggan yang telah disimpan.

Respon yang cepat dan rasa suka konsumen terhadap produk anda tentunya akan membuat promosi anda berjalan lebih lancar dan membantu untuk meningkatkan penjualan.

Karenanya penting bagi anda untuk menyimpan pesan setiap konsumen yang telah berkomunikasi dengan anda sebagai bahan untuk promosi ke depannya.

Pilih juga waktu khusus dimana konsumen lebih cepat merespon pesan anda, waktu malam hari atau di saat istirahat bisa menjadi waktu yang tepat untuk menghubungi konsumen.

Layanan Konsumen yang Lebih Luas

Pengguna whatsapp yang banyak dan tersebar di seluruh penjuru dunia bukan tidak mungkin bagi anda untuk mendapatkan konsumen dari luar negeri.

Hal ini dikarenakan nomor whatsapp customer service sendiri bisa dimasukkan ke berbagai social media atau website business sehingga membantu konsumen untuk menghubungi anda dengan mudah.

Memperoleh konsumen baru dari luar negeri tentunya akan menguntungkan bagi anda karena produk yang dikembangkan sudah mendapat kepercayaan lebih dari konsumen negara lain sehingga memperbesar peluang untuk ekspansi produk.

Karenanya jika penjual sudah memiliki basis pembeli luar negeri yang cukup banyak maka bisa mempertimbangkan untuk membuat channel whatsapp customer service khusus untuk konsumen tersebut menggunakan bahasa asing yang paling banyak digunakan.

Sehingga penjual bisa mengatur chat bot menggunakan bahasa inggris yang tentunya lebih mudah dipahami oleh pembeli luar negeri.

Koordinasi dengan Team Secara Efektif

Ketika sebuah brand atau produk telah berkembang dengan pesat tentunya akan memiliki lebih banyak anggota tim yang dapat membantu dalam proses promosi, produksi, distribusi, dan juga layanan ke konsumen.

Banyaknya anggota yang dimiliki ini tentunya menjadikan penjual harus mengkoordinasikan antara satu orang dengan yang lainnya agar tidak terjadi kesalahpahaman guna mencapai satu tujuan yang sama.

Karenanya penjual bisa mengumpulkan anggota tim tersebut ke dalam tempat khusus berupa grup yang ada di whatsapp sehingga mempermudah komunikasi antara satu sama lain.

Selain itu jika ada pertanyaan dari konsumen yang tidak bisa dijawab secara langsung maka penjual bisa langsung bertanya ke anggota tim lain untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Koordinasi yang baik antar anggota tentunya dapat membantu dalam proses pelayanan dengan konsumen sehingga dapat meningkatkan penjualan yang dimiliki.

Tutorial Menggunakan WhatsApp Customer Service

Sebagai salah satu platform yang banyak digunakan sebagai layanan pelanggan tentunya whatsapp customer service memiliki berbagai fitur yang bisa diubah sesuai dengan keinginan.

Penggunaan fitur yang digunakan secara efektif tentunya dapat membantu memaksimalkan layanan konsumen dan memudahkan pembeli untuk mengetahui berbagai infomasi produk yang diperlukan.

Karenanya sebelum menggunakan whatsapp customer service berikut beberapa cara memaksimalkan layanan yang ada di platform ini.

Lengkapi Biodata Whatsapp Customer Service

Ketika konsumen menyimpan nomor anda dan melakukan komunikasi dengan layanan whatsapp customer service bisa saja konsumen tidak hanya menyampaikan keluhan yang dimiliki.

Namun konsumen juga melihat berbagai produk yang ditawarkan yang ada di katalog serta tempat penjual menjual barang seperti alamat marketplace, website, atau toko offline.

Karenanya penjual sebaiknya melengkapi profil yang ada di whatsapp customer service guna memberikan informasi lengkap terhadap pembeli.

Selain itu, profil yang lengkap juga akan membantu konsumen memastikan keaslian akun anda sebelum akhirnya melakukan transaksi untuk membeli produk keinginan.

Beberapa informasi yang dapat diisi di bagian profil whatsapp customer service adalah jenis bisnis yang dijalani dimana whatsapp memberikan berbagai pilihan yang dapat diisi sesuai kebutuhan.

Deskripsi singkat mengenai barang yang dijual sehingga konsumen yang baru mengenal produk anda melalui word of mouth bisa mengetahui lebih dalam produk yang anda jual.

Tidak hanya itu, tersedia kolom khusus yang dapat diisi website atau social media perusahaan dan bisa diakses langsung ketika konsumen memencet link tersebut.

Tak lupa juga adanya fasilitas katalog yang dapat membantu pembeli untuk melihat berbagai barang yang tersedia secara lengkap dan terbaru.

Beri Tahu Layanan WhatsApp Customer Service di Social Media

Guna mempromosikan produk yang dijual atau brand yang sedang dikembangkan tentunya penjual biasa membuat social media khusus.

Bagi penjual yang menggunakan akun business tentunya akan disediakan kolom khusus yang dapat diisi nomor whatsapp customer service yang bisa dihubungi konsumen.

Namun bisa saja tidak semua konsumen tahu mengenai layanan ini sehingga memilih untuk memberikan keluhan di kolom messenger yang mungkin saja membutuhkan waktu lebih lama untuk di balas.

Karenanya agar konsumen bisa lebih mudah mengakses nomor whatsapp customer service yang anda miliki maka penjual bisa mempromosikan nomor tersebut di sebuah postingan khusus.

Penjual juga bisa membuat hightlight instagram yang berisi nomor whatsapp customer service sehingga bisa lebih mudah diperhatikan oleh konsumen.

Anda juga bisa menggunakan QR Code yang bisa disalin langsung oleh konsumen sehingga tidak perlu menuliskan nomor whatssapp customer service yang tentunya kurang efektif.

Semakin sering whatsapp customer service dipakai maka akan lebih mudah bagi penjual untuk melayani konsumen yang dimiliki.

Berikan Batas Layanan Konsumen

Sebagai seorang manusia biasa tentunya penjual juga memerlukan waktu untuk berisitirahat atau sekedar menjauhkan diri dari berbagai pertanyaan konsumen di jam-jam tertentu.

Sayangnya beberapa konsumen terkadang bertanya di waktu tersebut apalagi pertanyann tersebut bersifat urgent terhadap produk yang telah dibeli.

Meskipun telah tersedia layanan chat bot yang ada di whatsapp customer service namun beberapa keluhan pelanggan hanya bisa dijawab oleh penjual secara langsung tanpa adanya bantuan dari pihak ketiga.

Karenanya agar konsumen tidak merasa dirugikan karena penjual merespon pertanyaan dalam waktu lama maka anda bisa memberikan batas layanan konsumen.

Sehingga pada waktu tertentu, penjual tidak akan membalas chat dari konsumen selain dari jam-jam yang ditentukan.

Namun untuk layanan lain seperti menanyakan ketersediaan barang maka penjual bisa mengaktifkan chat otomatis sehingga konsumen bisa langsung melakukan pembelian barang.

Dengan memberikan waktu bagi penjual untuk beristirahat sejenak tentunya akan membantu penjual mengistirahatkan diri untuk melayani konsumen di keesokan harinya.

Gabungkan Whatsapp Customer Service dengan Layanan Lainnya

Banyaknya konsumen yang dimiliki tentunya memiliki karakteristik dan kepribadian yang berbeda sehingga penjual perlu menyesuaikan seusai dengan layanan yang disukai oleh konsumen.

Guna mengetahui siapa saja konsumen yang anda layani maka penjual bisa menggabungkan whatsapp customer service dengan layanan CRM Management.

Dengan penggabungan layanan ini maka penjual akan lebih mudah mengetahui nama konsumen dan mengenal kesukaan pembeli sehingga bisa melayani dengan lebih maksimal.

Selain itu dengan melakukan kerjasama menggunakan CRM Management maka customer service atau penjual dapat terhubung langsung dengan software sytem yang dimiliki sehingga memudahkan untuk mengintegrasikan data konsumen yang dilayani.

Manfaatkan Layanan Chat Bot

Sebagian besar layanan messenger seperti Instagram atau Facebook saat ini sudah bisa diintegrasikan dengan fitur chat bot sehingga konsumen bisa langsung mendapatkan balasan yang lebih cepat.

Tidak ketinggalan juga whatsapp customer service yang bisa menggunakan layanan pihak ketiga untuk chat bot yang dapat menjawab pertanyaan konsumen dengan kata kunci tertentu.

Layanan chat bot ini tentunya memudahkan penjual untuk melayani konsumen lebih maksimal disaat banyak pesan masuk berdatangan.

Berbagai pertanyaan dasar seperti pilihan produk yang tersedia dan juga tracking barang pesanan tentunya lebih efektif untuk dijawab melalui chat bot sehingga penjual bisa lebih berfokus pada keluhan konsumen yang lain.

Sediakan Informasi Terbaru Untuk Pembeli

Bagi pembeli yang membeli barang baru dari market place tentunya akan menunggu kedatangan barang yang telah lama dinantikan.

Sehingga bisa saja konsumen berkali-kali bertanya kepada konsumen mengenai durasi pengiriman barang hingga sampai ke rumah pembli.

Karenanya untuk melayani rasa senang ini tentunya penjual bisa memanfaatkan layanan bot yang ada di whatsapp customer service untuk memberikan pemberitahuan mengenai jadwal kedatangan barang.

Hal ini dilakukan agar pembeli tidak perlu bertanya berkali-kali mengenai barang yang akan sampai da tingga menunggu perkembangan kabar dari penjual.

Manfaatkan Fitur Whatsapp Customer Service

Sebagai platform social media yang memiliki banyak user tentunya whatsapp memiliki banyak fitur yang dapat digunakan untuk menambah pengalaman penggunanya.

Berawal dari hanya tersedia layanan untuk chatting maka whatsapp terus berinovasi dengan menghadirkan fitur foto, video, audio, bahkan dokumen.

Sehingga jika konsumen memiliki masalah dengan produk yang dibeli maka penjual bisa meminta konsumen untuk mengirimkan foto produk dan penjual memberikan tutorial untuk menyelesaikan masalah tersebut melalui video atau PDF.

Masukkan Link Katalog Produk

Beberapa konsumen yang menghubungi penjual via whatsapp customer service terkadang hanya ingin mengetahui produk yang diperjualbelikan.

Karenanya untuk menuntaskan rasa penasaran pembeli maka penjual bisa memasukkan link katalog produk yang tersedia di kolom link di profile whatsapp customer service.

Namun jika penjual belum memiliki link katalog tersebut maka anda bisa membuat sendiri melalui layanan yang ada di whatsapp business.