Mengenal Apa Itu SaaS, Kelebihan, dan Contohnya

SaaS adalah salah satu implementasi teknologi berbasis cloud yang perlu Anda ketahui. Yuk mengenal apa itu SaaS lebih dalam!

Perkembangan teknologi saat ini, memang mengharuskan semua orang untuk bisa terhubung dengan teknologi yang berbasis cloud atau biasa disebut dengan SaaS. Apa itu SaaS?

SaaS merupakan salah satu software as a service yang akan memudahkan Anda untuk menjalankan aktivitas sehari-hari.

Mengenal Apa Itu SaaS

Mungkin sebagian dari orang belum terlalu mengenal apa itu SaaS. Namun, tanpa disadari saat berhubungan dengan kehidupan sehari-hari baik itu Google Docs, Microsoft Office dan yang lainnya.

Hanya dengan memberikan sentuhan pada smartphone atau mengkliknya pada laptop, Anda sudah bisa menggunakannya.

Perangkat lunak yang bisa digunakan dan diakses melalui internet tanpa harus melakukan pembelian program atau sistem, serta perangkat keras biasanya disebut dengan Software as a service atau yang disingkat SaaS.

Anda tidak perlu mengunduh perangkat lunak jika ingin menggunakannya atau melakukan pembaharuan sistem, karena sudah ada pada server dengan basis cloud. Anda hanya membutuhkan internet, untuk mengakses dan menggunakan SaaS.

Sebagai pengguna, Anda bisa langsung menggunakannya tanpa harus mengeluarkan biaya investasi atau membeli lisensi yang relatif mahal, karena nantinya penyedia layanan juga sudah menjamin ketersediaan dan reliabilitas aplikasi.

Karakteristik dari SaaS

Anda memang harus mengetahui karakteristik SaaS, untuk mengetahui apakah layanan tersebut termasuk dalam SaaS, kamu berikut:

Dapat Dikelola dari Lokasi Pusat

Perangkat lunak akan membuat pengguna tidak perlu repot untuk memikirkan pengelolaan melalui adanya pelayanan. Hal ini disebabkan perangkat lunak sudah dikelola dan disesuaikan.

Dapat Diakses Melalui Internet

Untuk dapat mengaksesnya pengguna memerlukan koneksi internet, agar dikelola secara hati-hati. Hal ini dapat diartikan bahwa penggunaan perangkat lunak dan kualitas internet saling berhubungan.

Pengguna Layanan Tidak Bertanggung Jawab Atas Perangkatnya

Karakteristik lain dari SaaS adalah adanya pembaruan perangkat lunak atau perangkat keras yang menjadi tanggung jawab penyedia layanan.

Alasan Perusahaan Harus Menggunakan SaaS

Ada beberapa alasan perusahaan harus menggunakan SaaS, yaitu :

Lebih Hemat Waktu

Waktu perusahaan akan lebih hemat jika menggunakan layanan yang berupa perangkat lunak. Adanya penghematan waktu ini bisa dirasakan selama proses instalasi tidak terjadi kerusakan.

Memang ada waktu khusus untuk melakukan instalasi, berbeda halnya dengan menggunakan perangkat yang dikelola sendiri. Oleh sebab itu, penggunaan SaaS bisa menyelesaikan seluruh permasalahan tersebut.

Apalagi proses instalasi dan perbaikan bisa dilakukan melalui jarak jauh jadi tidak akan mengganggu kegiatan lain.

Dapat Mengurangi Biaya Operasional

Alasan lain kenapa perusahaan harus memilih SaaS dikarenakan bisa mengurangi biaya operasional. Selain itu, layanan ini juga bisa diberikan dalam waktu tertentu.

Hal inilah yang akan membuat waktu lebih hemat, karena jika perusahaan tidak mendapatkan pelayanan yang memuaskan maka bisa memutuskan kerja samanya.

Berbeda halnya, jika perusahaan menggunakan perangkat lunak sendiri. Perusahaan akan mengalami kerugian apabila perangkat yang digunakan tidak sesuai, jadi harus melakukan perawatan server.

Dapat Mengurangi Kebutuhan Tempat

Perangkat lunak yang digunakan untuk menjalankan sistem, tentu perlu tempat tersendiri untuk penyimpanan database.

Oleh karena itu, setiap perusahaan harus bisa menyediakan tempat untuk menyimpan berbagai database agar selalu bisa menggunakan perangkat tersebut.

Dengan SaaS, hal tersebut tidak perlu dilakukan perusahaan. Melalui layanan berbasis cloud atau biasa disebut komputasi awan, server dan kebutuhan penyimpanan sudah menjadi tanggung jawab untuk semua penyedia layanan.

Mudah Dalam Mengakses

Kemudahan dalam mengakses perangkat lunak tersebut, menjadi alasan lain perusahaan menggunakan SaaS. Sehingga karyawan dapat mengaksesnya di berbagai tempat dan device, melalui software yang bisa diakses menggunakan browser.

Dengan mengakses data yang diperlukan ketika bekerja di mana pun dan kapan pun, penyimpanan berbasis cloud akan memudahkan karyawan.

Memudahkan Proses Analisis Data

Pengguna dapat dengan mudah mendapatkan analisa data terhadap kinerja perusahaan bergantung pada software yang dimiliki, dengan sistem pengoperasian yang terpusat.

Perusahaan juga dapat dengan mudah mendapatkan analisis dari performa konten dan hal lainnya yang berkaitan, apabila perusahaan menggunakan content management system.

Melalui data real time perusahaan akan ;lebih mudah dalam melakukan pengendalian dan perencanaan.

Penggunaan SaaS untuk Seseorang

SaaS juga sebenarnya memiliki beberapa layanan yang cocok untuk digunakan bagi perseorangan, tidak hanya bagi perusahaan.

Seperti, Office 365, Dropbox, dan Adobe Creative Suite merupakan beberapa SaaS yang umumnya digunakan oleh masyarakat,

Meskipun hanya untuk pengguna personal, beberapa keunggulan yang telah disebutkan sebelumnya juga dapat Anda rasakan.

Apalagi jika Anda sering berpindah perangkat dan memiliki mobilitas tinggi, misalnya laptop atau smartphone. Anda akan lebih nyaman dan produktif dalam bekerja, jika menggunakan SaaS.

Kekurangan dari SaaS

Adapun kekurangan dari SaaS adalah sebagai berikut :

Adanya Keamanan Data

Keamanan data menjadi kekurangan pertama yang dimiliki oleh SaaS, yang bersumber dari Gaebler. Permasalahan ini masih sering terjadi, apalagi dengan permintaannya yang terus meningkat dan bisnis ini semakin berkembang.

Untuk itu, perusahaan harus benar-benar memahami profil dari penyedia layanan. Bahkan, perusahaan juga harus mengetahui apakah benar penyedia SaaS memiliki rekam jejak yang baik terhadap keamanan data dan memiliki jaminan terhadap keamanan data.

Perlu Konektivitas Internet

SaaS bertumpu pada layanan berbasis komputasi awan atau cloud computing, seperti yang disampaikan sebelumnya. Untuk itu, dengan adanya alasan tersebut maka sangat diperlukan koneksi internet untuk bisa mengaksesnya secara maksimal.

Jika perusahaan atau pengguna pribadi memiliki konektivitas internet yang buruk, tentunya hal ini akan menjadi kendala tersendiri.

Adanya Keterbatasan Fitur

Bahkan, ada beberapa kasus yang membuktikan bahwa penyedia layanan yang masih belum memiliki fitur yang begitu lengkap, walaupun sudah terkenal cukup baik.

Oleh sebab itu, sebelum menggunakannya penting sekali perusahaan harus memahami pelayanan apa saja yang diberikan penyedia jasa tersebut dan memahami dengan benar apa saja fitur yang diperlukan. 

Bahkan, tidak jarang perusahaan tersebut menggunakan beberapa layanan atau aplikasi untuk melengkapi seluruh kebutuhan perusahaan.

Karakteristik dan Keuntungan Menggunakan SaaS

Dibawah ini akan dijelaskan beberapa karakteristik dan keuntungan yang ada jika Anda menggunakan sebuah SaaS.

Multitenant Architecture

Aplikasi SaaS yang berada pada infrastruktur terpusat disebut dengan Multitenant Architecture. Vendor-lah yang nantinya akan mengelola infrastruktur tersebut. Anda tidak perlu menginstalnya di perangkat pribadi, karena bisa langsung digunakan.

Selain itu, Anda perlu repot untuk mempersiapkan PC dengan spesifikasi tertentu. Karena, Anda tetap bisa mengakses aplikasi berbasis cloud ini melalui browser, selama spesifikasi perangkat Anda masih tergolong standar.

Manfaat ini akan sangat terasa khususnya bagi suatu perusahaan, sebab dapat meminimalisir pengeluaran untuk pengadaan hardware.

Dapat Diakses Oleh Banyak Device Dalam Satu Waktu

Hanya perlu menggunakan browser, Anda sudah bisa mengakses aplikasi ini. Sehingga dalam satu waktu sekaligus, Anda bisa mengakses data tertentu dari berbagai perangkat. 

Selain itu, dengan mudah Anda bisa mengelola hak aksesnya. Namun, yang bisa mengaksesnya hanya orang-orang tertentu saja.

Untuk pengerjaan suatu tugas secara berkelompok, hingga memantau progress pekerjaan, bisa menggunakan fitur ini karena dapat memudahkan sharing data.

Selain itu, bisa meningkatkan efektifitas pekerjaan, hal inilah yang menyebabkan banyak perusahaan yang menggunakan layanan tersebut.

Pengelolaan Aplikasi Sepenuhnya Ditangani Vendor

Aplikasi bisa lebih cepat dan lebih sering melakukan upgrade terhadap aplikasi, karena vendornya sudah memiliki akses penuh terhadap infrastruktur. Memperbarui layanan dan menginstal aplikasi secara berkala akan terlihat lebih kuno.

Dengan adanya penyesuaian yang lebih unik, memungkinkan vendor membuat peningkatan. Dengan begitu, Anda bisa memperhitungkan penggunaanya sesuai keperluan, tanpa mempengaruhi infrastruktur pada umumnya.

Penyimpanan di Cloud

Melalui cloud, setiap data pekerjaan akan langsung tersimpan. Selain itu, bisa menghemat storage pada perangkat yang Anda gunakan dan memudahkan sharing data seperti yang kami jelaskan di poin kedua.

Artinya, ketika data pekerjaan sudah semakin banyak, Anda tidak perlu upgrade storage.

Apalagi storage device sangat rentan mengalami kerusakan. Data Anda akan musnah seketika, jika sudah terlanjur rusak. Namun, data bisa tetap aman meski perangkat Anda sudah hancur lebur karena adanya cloud.

Ketersediaan Tool untuk Analisis Data

Platform terpusat digunakan untuk Aplikasi pada layanan ini. Kondisi seperti inilah yang akan memudahkan Anda dalam menangkap data. 

Bahkan, pihak vendor biasanya akan menyediakan tool untuk analisis data, mengingat begitu pentingnya data di zaman teknologi ini. Untuk mengefektifkan pekerjaannya, bisa melalui tool tersebut karena nantinya user akan mendapatkan wawasan berharga.

Selain itu, pada zaman ini cloud-based software memiliki manfaat yang sangat dibutuhkan kebanyakan orang. Selain dari manfaat atau keuntungan yang sudah dijelaskan diatas, tentunya masih ada banyak manfaat lainnya.

Namun, bukan berarti layanan ini tidak memiliki kekurangan. Anda menjadi sangat ketergantungan dengan internet, jika menggunakan aplikasi berbasis cloud.

Selain itu, koneksi internet yang stabil atau tidak bisa mempengaruhi kinerja Anda.

Masalah keamanan data juga menjadi salah satu kelemahan dari SaaS yang wajib Anda waspadai. Untuk itu, Anda memang harus lebih waspada dan pintar dalam memilih vendor yang akan bertanggung jawab dengan semua keamanan data setiap pelanggannya.

Contoh dari SaaS

Selanjutnya akan dibahas beberapa contoh SaaS product, sesudah Anda mengetahui definisi dan keuntungan menggunakan SaaS, yaitu :

Dropbox

Salah satu cloud-based software yang cukup populer di Indonesia adalah dropbox. Dropbox dapat digunakan untuk menyimpan berbagai file Anda. Dengan PC maupun smartphone Anda, Aplikasi ini bisa Anda integrasikan.

Melalui browser, Anda bisa langsung mengakses penyimpanan tanpa harus membuka Dropbox. Anda juga dapat mengelola hak akses untuk data dalam penyimpanan Dropbox tersebut.

Google Apps

Sepertinya, akan sangat sulit untuk terlepas dari layanan-layanan buatan Google, jika Anda sudah bersinggungan dengan internet. Google Apps sebagai google yang memiliki cloud-based software dan pengelompokkan.

Google Apps terdiri dari Google Drive, Google Sheets, Google Meets, Google Docs, Google Slides, Google Form, Gmail, dll.

Aplikasi yang paling menonjol adalah Google Slides, Google Docs, dan Google Sheets, karena sebagai cloud-based software. Namun, ketiga aplikasi tetap bisa Anda akses langsung menggunakan browser seperti mengakses Ms. Office.

Anda bisa berlangganan layanan premiumnya yaitu Google Workspace, untuk Anda yang memiliki perusahaan dan ingin menggunakan Google Apps secara lebih optimal.

Hubspot

Vendor SaaS yang menyediakan aplikasi spesifik untuk menunjang berbagai kebutuhan digital marketing disebut dengan Hubspot. Contohnya, aplikasi marketing hub, aplikasi content management, aplikasi CRM (Customer Relationship Management), dll.

Lumen 5

Aplikasi editing video berbasis cloud disebut dengan Lumen 5. Aplikasi lumen 5 pada umumnya digunakan oleh perusahaan sebagai alat untuk membuat konten marketing berbasis video.

Pada umumnya, video editing membutuhkan PC dengan spesifikasi tinggi. Anda bisa menggunakan PC yang biasanya Anda gunakan untuk membuat konten video, dengan aplikasi ini.

Namun, konten videonya tersebut bukan tipe konten yang kompleks. Lumen 5 ini sudah ada sejak tahun 2019.

Keuntungan Software As A Service Untuk Masyarakat

Beberapa keuntungan utama dalam menggunakan SaaS bagi masyarakat akan dibahas di bawah ini, karena penggunaan software as a service ini mampu memberikan banyak keuntungan bagi suatu bisnis, yaitu :

Akses Secara Real Time

Untuk dapat melakukan akses secara real time, penggunaan SaaS dalam bisnis akan memberikan kemudahan bagi para retailer. Real-time akses dapat dilakukan dimana saja tanpa terkendala waktu dan tempat, karena hanya dengan menggunakan komputer atau mobile untuk mendapatkan hal yang Anda inginkan di waktu itu juga.

Dinamis dan Fleksibel

Memanfaatkan SaaS. akan membuat Anda jauh lebih mudah menerima berbagai perubahan terbaru, terutama dalam dunia teknologi yang melibatkan bisnis retail, dan membuat bisnis anda lebih dinamis dan fleksibel.

Dapat Meningkatkan Skalabilitas

Anda bisa meningkatkan skalabilitas dengan memanfaatkan komputer dalam penerapan bisnis. Anda dengan mudah bisa memilih kapasitas media penyimpanan untuk di kontrol dan data yang diperlukan atau tidak. Sehingga hal-hal yang tidak diperlukan dapat dihapus tidak menghambat kinerja.

Dapat Menghemat Pengeluaran

Dalam menggunakan sebuah software Anda tidak perlu berinvestasi yang besar di awal, jadi sekecil apapun pengeluaran dalam bisnis harus diperhitungkan dengan teliti. Hal inilah yang dimaksud mampu menghemat pengeluaran, Anda hanya akan membayar untuk apa yang Anda gunakan saja.

Dapat Meningkatkan Efisiensi Kerja

Dapat dibandingkan jika mengerjakan pekerjaan secara manual, dengan memanfaatkan software tentu memiliki sensasi yang berbeda. Hal ini tentunya akan meningkatkan tingkat efisiensi kerja bagi bisnis Anda, yang awalnya sulit akan jauh lebih mudah dengan bantuan software pendukung. 

Suatu pekerjaan akan jauh lebih cepat dibandingkan dengan mengerjakan secara manual dan tidak membutuhkan banyak waktu  untuk selesai.

Pada zaman ini sudah mulai banyak yang berubah, Anda sudah harus mulai beradaptasi dengan teknologi mulai menguasai berbagai aspek kehidupan, baik itu pendidikan, bisnis maupun hiburan. Semua ini bisa Anda dapatkan jika menggunakan SaaS, yang akan memberikan banyak keuntungan untuk Anda. 

Apalagi dalam meningkatkan potensi bisnis Anda, penerapan SaaS dalam usaha kecil maupun menengah dinilai sangat menjanjikan. Karena, bisa membuat bisnis Anda berkembang lebih cepat. 

Social Media Marketer merupakan salah satu pioneer SaaS yang ada di Indonesia, yang bersedia untuk menyediakan solusi ERP berbasis cloud pada usaha wholesale dan retail.